§ 01Administrator danych

Administratorem Twoich danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu jviromo.pl oraz z usług Viromo jest:

§ 02Jakie dane zbieramy

W zależności od tego, w jakiej relacji jesteś z Viromo, możemy przetwarzać różne kategorie danych:

2.1 Osoby odwiedzające serwis

• adres IP, identyfikator urządzenia, typ i wersja przeglądarki,
• dane o wizycie: strona wejścia, strona wyjścia, czas wizyty, źródło wejścia (referrer),
• dane z plików cookies i podobnych technologii (szczegóły w § 08).

2.2 Osoby, które kontaktują się z Viromo

• imię i nazwisko, firma, stanowisko, adres e-mail, numer telefonu,
• treść wiadomości i załączników,
• historia korespondencji.

2.3 Osoby reprezentujące klientów (kontrahentów)

• dane identyfikujące firmę: nazwa, adres, NIP, REGON, KRS,
• dane osób kontaktowych: imię i nazwisko, stanowisko, e-mail, telefon służbowy,
• dane rozliczeniowe: numer konta, historia płatności, faktury.

2.4 Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, których dane znajdują się w dostarczanych pakietach

Viromo przetwarza dane osobowe osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą (JDG) oraz wspólników spółek osobowych. Dane te pochodzą wyłącznie z publicznych rejestrów (m.in. Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej, Krajowy Rejestr Sądowy, Biała Lista podatników VAT) oraz innych jawnych źródeł (strony internetowe firm, wpisy w publicznych bazach, publiczne profile w Google Maps).

Zakres danych odpowiada temu, co jest publikowane w tych rejestrach i źródłach — m.in. nazwa firmy, imię i nazwisko przedsiębiorcy, adres wykonywania działalności, NIP, adres e-mail ujawniony w rejestrze lub na stronie firmy, numer telefonu ujawniony w rejestrze lub na stronie firmy, adres strony www, kody PKD, status VAT.

Szczegółowe zasady przetwarzania tej kategorii danych oraz sposób realizacji praw osób, których dane dotyczą, opisuje Informacja RODO dla osób z rejestrów publicznych.

§ 03Cele i podstawy prawne przetwarzania

§ 04Okres przechowywania

• Dane z formularza kontaktowego i korespondencji — do 3 lat od ostatniego kontaktu lub do momentu zgłoszenia sprzeciwu.
• Dane klientów i dane rozliczeniowe — przez okres obowiązywania umowy, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń (co do zasady 6 lat dla roszczeń związanych z działalnością gospodarczą) oraz przez okres wymagany przepisami podatkowymi (5 lat liczonych od końca roku podatkowego).
• Dane z rejestrów publicznych — przez okres aktualności źródła rejestrowego; po dostarczeniu pakietu Klientowi dane pozostają w naszej bazie roboczej w celu utrzymania integralności katalogu i obsługi wymiany rekordów, nie dłużej jednak niż przez 24 miesiące od ostatniej aktualizacji, chyba że osoba zgłosi wcześniej sprzeciw.
• Logi serwera — do 12 miesięcy.
• Cookies — zgodnie z § 08 oraz ustawieniami przeglądarki użytkownika.

§ 05Odbiorcy danych

Twoje dane mogą być udostępniane następującym kategoriom odbiorców:

• Klientom Viromo — wyłącznie w zakresie danych pochodzących z rejestrów publicznych i objętych dostarczanym pakietem (dotyczy § 2.4).
• Podmiotom przetwarzającym na zlecenie Administratora — dostawcy hostingu, poczty, narzędzi analitycznych, systemów fakturowania, kancelarii prawnych, biura rachunkowego.
• Operatorom płatności i bankom — w zakresie niezbędnym do rozliczeń.
• Organom państwowym — gdy obowiązek udostępnienia wynika z przepisów prawa.

Każdy podmiot przetwarzający dane na zlecenie Administratora działa na podstawie umowy powierzenia zgodnej z art. 28 RODO.

§ 06Przekazywanie danych poza EOG

Administrator stara się korzystać z dostawców usług zlokalizowanych w Europejskim Obszarze Gospodarczym. W przypadkach, w których konieczne jest skorzystanie z dostawców spoza EOG (np. wybrane narzędzia analityczne, infrastrukturalne lub komunikacyjne), transfer odbywa się wyłącznie na podstawie mechanizmów przewidzianych w rozdziale V RODO, w szczególności:

• decyzji Komisji Europejskiej o adekwatnym stopniu ochrony,
• standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską,
• dodatkowych zabezpieczeń technicznych i organizacyjnych zgodnie z orzecznictwem Schrems II.

Szczegółowe informacje o bieżącej liście dostawców można uzyskać pisząc na adres jakub@jviromo.pl.

§ 07Prawa osób, których dane dotyczą

W związku z przetwarzaniem Twoich danych przysługują Ci następujące prawa:

• Dostępu — do informacji, jakie dane przetwarzamy i w jakim celu (art. 15 RODO).
• Sprostowania — poprawienia danych nieaktualnych lub nieprawidłowych (art. 16 RODO).
• Usunięcia — żądania usunięcia danych w przypadkach przewidzianych przepisami (art. 17 RODO).
• Ograniczenia przetwarzania — w sytuacjach opisanych w art. 18 RODO.
• Przenoszenia danych — otrzymania danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie (art. 20 RODO; dotyczy danych przetwarzanych na podstawie umowy lub zgody, w sposób zautomatyzowany).
• Sprzeciwu — wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora, w szczególności wobec marketingu bezpośredniego (art. 21 RODO). Sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego uwzględniany jest bezwzględnie.
• Cofnięcia zgody — jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, można ją cofnąć w każdym momencie bez wpływu na przetwarzanie dokonane wcześniej.
• Wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

W celu skorzystania z któregokolwiek z praw wystarczy wysłać wiadomość na adres jakub@jviromo.pl. Odpowiadamy w terminie do 30 dni.

§ 08Pliki cookies i podobne technologie

8.1 Rodzaje cookies

• Niezbędne — wymagane do działania serwisu (np. zapamiętanie akceptacji cookies, zabezpieczenia). Nie wymagają zgody.
• Analityczne — pomagają zrozumieć, jak użytkownicy korzystają z serwisu (anonimowe statystyki). Wymagają zgody.
• Funkcjonalne — zapamiętują preferencje użytkownika (np. wybrany wariant wizualny). Wymagają zgody.

8.2 Zarządzanie cookies

Możesz w każdej chwili zmienić ustawienia cookies w swojej przeglądarce — zablokować pliki, usunąć zapisane cookies lub otrzymywać powiadomienie przy każdej próbie ich zapisu. Ograniczenie cookies może wpłynąć na funkcjonalność serwisu.

Instrukcje dla popularnych przeglądarek: Chrome, Firefox, Safari, Edge — szczegóły znajdziesz w pomocy producenta przeglądarki.

8.3 Narzędzia analityczne

Jeżeli serwis korzysta z narzędzi analitycznych (np. Google Analytics, Plausible), dane zbierane w ich ramach mają charakter zbiorczy i nie są wykorzystywane do identyfikacji konkretnych osób. Aktywne narzędzia wymieniamy w baneru zgód.

§ 09Bezpieczeństwo danych

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych, adekwatne do zagrożeń oraz kategorii danych — w szczególności:

• szyfrowanie transmisji protokołem TLS,
• kontrolę dostępu do systemów (uwierzytelnianie dwuskładnikowe tam, gdzie to możliwe),
• zasadę minimum uprawnień (dostęp tylko do niezbędnego zakresu danych),
• regularne kopie zapasowe i procedurę odtworzenia,
• umowy powierzenia z każdym podmiotem przetwarzającym,
• dokumentację czynności przetwarzania (rejestr czynności).

§ 10Dzieci

Serwis nie jest skierowany do dzieci i nie zbieramy świadomie danych osób poniżej 16 roku życia. Jeżeli stwierdzimy, że przetwarzamy dane dziecka bez odpowiedniej podstawy prawnej, niezwłocznie je usuwamy.

§ 11Zmiany polityki

Polityka może być aktualizowana w związku ze zmianami w usługach, wdrożeniem nowych narzędzi lub zmianami przepisów. Każda wersja jest datowana, a istotne zmiany sygnalizujemy na stronie głównej serwisu przez okres co najmniej 14 dni od wprowadzenia zmiany.

§ 12Kontakt i skargi

We wszystkich sprawach związanych z ochroną danych osobowych prosimy o kontakt: jakub@jviromo.pl.

Masz prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego: